Política de Privacidad
1Quién es MONIBOT
MONIBOT es una plataforma de gestión (ERP y CRM) para estudios de modelaje webcam, operada por INVERSIONES OFIPAGOS S.A.S., NIT 901668759-7, con domicilio en Carrera 67A 48D 61, Medellín, Antioquia, Colombia.
Área responsable de los datos personales: Oficial de Privacidad y Cumplimiento · hola@monibot.app.
MONIBOT es un servicio para empresas y personas que administran estudios («los clientes»). No está dirigido a menores de 18 años.
2Dos papeles distintos
Como responsable, MONIBOT decide sobre los datos de sus propios clientes y de las personas que usan la plataforma: quién es el cliente, cómo se factura y cómo se protege la cuenta.
Como encargado, MONIBOT guarda y procesa, por cuenta de cada cliente y según sus instrucciones, los datos de las personas que el cliente gestiona: sus modelos, su personal, sus candidatas y las personas con quienes ellas interactúan. De esos datos el responsable es el cliente, y es su política de privacidad la que rige. Si usted es una de esas personas y quiere ejercer sus derechos, diríjase al cliente; MONIBOT lo apoya técnicamente.
3Datos que tratamos como responsable
- Cuenta y acceso: nombre, correo, rol, contraseña (guardada cifrada) y registros de acceso (fecha, hora y dirección IP).
- Datos del cliente: razón social y NIT, o nombre y documento si es persona natural; representante legal; dirección, ciudad, teléfono y correo; documentos de verificación del registro y firma electrónica del contrato.
- Aceptación de estos documentos: fecha y hora, dirección IP y versión de los Términos y de esta Política que el cliente aceptó al registrarse.
- Facturación y pagos del servicio.
- Soporte y seguridad: mensajes de soporte, registros técnicos y de auditoría.
- Solicitudes de contacto enviadas por el formulario de monibot.app: nombre, estudio, correo, teléfono y mensaje. La dirección IP no se guarda en claro: solo una huella para frenar abusos.
4Para qué los usamos
- Crear y mantener la cuenta, verificar la identidad del cliente y prestar el servicio.
- Facturar, dar soporte y comunicar cambios importantes.
- Responder las solicitudes que llegan por el formulario de contacto.
- Proteger la plataforma: prevenir fraude y accesos indebidos, y cumplir obligaciones legales.
No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad de terceros.
5Con quién los compartimos
Usamos proveedores para operar el servicio. Sus servidores pueden estar fuera de Colombia, lo que configura una transmisión o transferencia internacional de datos, que el cliente autoriza en los Términos de Uso:
| Proveedor | Para qué | Ubicación |
|---|---|---|
| Render | Alojamiento de la aplicación, los procesos en segundo plano y la base de datos | Estados Unidos |
| Hostinger | Archivos e imágenes (cdn.monibot.app) y dominios del correo interno | Fuera de Colombia |
| Hetzner | Servidores de correo interno y de control remoto de equipos | Alemania |
| Amazon SES | Envío de correos | Estados Unidos |
| Cloudflare | Dominio y recepción del correo de contacto (hola@monibot.app) | Estados Unidos y otros |
| Meta (WhatsApp) | Mensajería del módulo de Reclutamiento, con la cuenta del propio cliente | Estados Unidos y otros |
| Telegram | Avisos opcionales al equipo del cliente (por ejemplo, alertas de chat y entrevistas) | Fuera de Colombia |
| Anthropic y OpenAI | Funciones opcionales de asistencia, traducción y respuestas con inteligencia artificial | Estados Unidos |
| CamGirlFinder | Búsqueda de modelos por reconocimiento facial (solo el dueño del estudio, con la autorización de la modelo) | Fuera de Colombia |
| OfiPagos | Pagos y liquidaciones, cuando el cliente lo activa | Colombia |
Fuera de estos proveedores, solo compartimos datos con autoridades cuando la ley lo exige.
6Conservación
Los datos de la cuenta y del cliente se conservan mientras dure el contrato y el tiempo que exijan las obligaciones legales y contables: diez (10) años, según el Código de Comercio. Al terminar el servicio, los datos que MONIBOT trata como encargado se devuelven o eliminan según el contrato con el cliente (Términos de Uso, sección 7).
Datos temporales. Los registros de chat, las capturas y las miniaturas de las transmisiones que MONIBOT procesa como encargado no se conservan por los diez años: se eliminan automáticamente a más tardar a los noventa (90) días calendario, o antes si el cliente configura un plazo menor.
Las solicitudes del formulario de contacto se conservan mientras sea necesario para responderlas.
7Derechos y contacto
Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, revocar su autorización y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 15 de la Constitución). Escriba a hola@monibot.app indicando su nombre y qué desea. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5) y los reclamos en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8).
Cómo pedir la eliminación de sus datos
Escriba a hola@monibot.app con el asunto «Eliminar mis datos», indicando su nombre y el cliente (estudio) con el que tuvo relación. Si sus datos los trata un estudio como responsable (por ejemplo, un proceso de selección por WhatsApp), también puede pedírselo directamente a ese estudio; en el chat basta escribir BORRAR. Eliminamos los datos que MONIBOT trata como responsable en los plazos de la sección 6, salvo los que la ley obligue a conservar.
8Seguridad, cookies, menores e incidentes
- Seguridad: acceso por roles y permisos, contraseñas cifradas, credenciales de terceros cifradas, separación estricta de los datos de cada cliente y registro de accesos sensibles.
- Cookies y almacenamiento: usamos una cookie de sesión (HttpOnly) y almacenamiento local del navegador para mantener la sesión y recordar preferencias, como el modo día o noche. No usamos herramientas de analítica ni cookies de publicidad de terceros.
- Menores: el servicio es solo para mayores de 18 años. Si detectamos datos de un menor, los eliminamos.
- Incidentes de seguridad: si ocurre una brecha que afecte datos personales (por ejemplo, un acceso no autorizado o una filtración), la reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su detección y avisamos a los afectados.